Sobald du mit einer Fotobox personenbezogene Daten verarbeitest – sei es durch ein Foto, eine E-
Mail-Adresse oder die Teilnahme an einem Gewinnspiel – greift die DSGVO. Das bedeutet: Du brauchst klare Regeln, transparente Prozesse und die Sicherheit, dass du alles richtig machst.
Damit du bei deinem Event oder Unternehmensauftritt auf der sicheren Seite bist, findest du hier die
wichtigsten Punkte, die du beim Einsatz einer Fotobox beachten solltest.
Fotos = personenbezogene Daten
Ein Foto ist mehr als ein Bild – es zeigt eine identifizierbare Person. Damit gilt:
Jede Aufnahme ist ein personenbezogenes Datum und fällt unter die Datenschutz-
Grundverordnung. Du darfst also nicht einfach fotografieren, speichern oder veröffentlichen, ohne die entsprechenden Voraussetzungen zu erfüllen.
Einwilligung ist Pflicht – und zwar freiwillig und dokumentiert
Wenn du Bilder speicherst oder nutzt, brauchst du die ausdrückliche Zustimmung der abgebildeten
Person. Unsere Fotoboxen bieten dafür:
✔ ️digitale Einwilligung direkt am Bildschirm (z. B. Checkbox vor E-Mail-Versand)
✔ auf Wunsch mehrsprachige Einwilligungstexte
✔ automatische Protokollierung, damit du den Nachweis im Fall der Fälle hast
Wichtig: Die Einwilligung muss freiwillig erfolgen und darf nicht an andere Leistungen (z. B.
Gewinnspielteilnahme) gekoppelt sein.
Transparente Information nach Art. 13 DSGVO
Betroffene Personen müssen wissen:
✔ ️wer die Daten erhebt (Verantwortlicher)
✔ wofür sie verwendet werden
✔ wie lange sie gespeichert bleiben
✔ welche Rechte sie haben
Unsere Fotoboxen lassen sich so konfigurieren, dass diese Informationen automatisch eingeblendet
oder per Link/QR-Code abrufbar sind – direkt am Gerät.
Datenverarbeitung nur mit klarer Rechtsgrundlage
Wenn du z. B. E-Mail-Adressen sammelst, um Fotos zu verschicken oder Follow-up-Kampagnen zu
starten, brauchst du:
✔ eine zweite Checkbox für Marketing-Einwilligung, falls du weiterführende
Kontaktaufnahme planst
✔ eine saubere Trennung von Fotoversand und Werbezweck
✔ die Möglichkeit, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen
Auch das ist technisch in unseren Fotoboxen umsetzbar – inklusive Export der Daten für deine
Unterlagen.
TOMs & Datensicherheit
Du bist verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zu treffen, um die Daten
zu schützen. Wir übernehmen dabei unseren Teil:
✔ verschlüsselte Datenübertragung
✔ lokale Zwischenspeicherung auf gesicherten Systemen
✔ automatische Löschung nach festgelegten Fristen
✔ passwortgeschützter Zugriff auf Datenexporte
Zusätzlich erhältst du auf Wunsch eine Übersicht unserer TOMs zur Weitergabe an dein
Datenschutzteam..
Keine Sorge vor der Prüfung – wir unterstützen dich
Unsere Fotoboxen werden regelmäßig datenschutztechnisch überprüft.
Du bekommst von uns:
✔ Mustertexte für Einwilligung & Datenschutzhinweise
✔ DSGVO-Checklisten
✔ Konfigurationshilfe für deine individuellen Anforderungen
So kannst du deinen Event oder Messestand rechtssicher planen – ohne dich durch Paragrafen
wühlen zu müssen.
Fazit
Mit der richtigen Vorbereitung ist die DSGVO kein Hindernis, sondern Teil eines professionellen
Gesamtauftritts. Wir sorgen dafür, dass du technisch, rechtlich und organisatorisch abgesichert bist
– egal ob du eine Fotobox für dein internes Event, eine Messe oder eine Marketingkampagne
einsetzt.
Wenn du Fragen hast oder Unterstützung bei der Umsetzung brauchst, sind wir für dich da – mit
Lösungen, die wirken und sicher sind.
Im Paket enthalten:
✔ ️Mustertexte für Einwilligung & Datenschutzhinweise
Klar formuliert, verständlich, DSGVO-konform – auf Wunsch mehrsprachig und direkt auf
die Fotobox abgestimmt.
✔ DSGVO-Checkliste für deine Planung
Übersicht über alle Punkte, die du im Vorfeld beachten solltest – vom Verantwortlichen bis
zur Löschfrist.
✔ Konfigurationshilfe für deine individuellen Anforderungen
Du sagst uns, was du vorhast – wir zeigen dir, wie du das technisch und rechtlich sauber
umsetzen kannst. Schritt für Schritt, ohne Fachchinesisch.
Optional bekommst du auch:
✔ ️eine Übersicht unserer technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs)
✔ auf Wunsch eine DSGVO-Vorlage mit deinem Firmenlogo und personalisiertem
Ansprechpartner
So bist du vorbereitet – für interne Freigaben, Datenschutzprüfungen oder externe Agentur-Setups.
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